Wissen Sie, wie lange ihre E-Mails eigentlich gespeichert werden? Wenn eine Betriebsprüfung ansteht, ist es nämlich nicht nur wichtig, dass die Finanzen in Ordnung sind, sondern auch die E-Mails müssen entsprechend archiviert sein. E-Mails gelten als Handels- oder Geschäftsbriefe und müssen dementsprechend 6 Jahre aufbewahrt werden. Doch das ist nicht das einzige Problem, was entstehen kann:

• Unzureichende Compliance: Fehlende oder unsachgemäße Archivierung kann zu rechtlichen Problemen führen, da die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) nicht eingehalten werden.

• Datenverlust: Wichtige E-Mails können verloren gehen oder nicht mehr wiederhergestellt werden, was zu erheblichen Informationsverlusten führt.

• Schwierige Datenwiederherstellung: Ohne ein effizientes Archivierungssystem ist das Auffinden und Wiederherstellen spezifischer E-Mails zeitaufwändig und frustrierend.

• Hohe Speicherbelastung: Große Mengen an E-Mails beanspruchen viel Speicherplatz und belasten den E-Mail-Server.

E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der IT-Strategie eines Unternehmens. Eine effiziente Archivierungslösung sichert E-Mails vollständig und originalgetreu über Jahre hinweg. Sie schützt vor Manipulationen und stellt sicher, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails jederzeit zugänglich und aufrufbar sind. Eine vollautomatisierte Archivierungslösung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine deutliche Verbesserung bei der Verwaltung und Wiederherstellung von E-Mail-Daten.

Unsere Lösung: E-Mail-Archivierung von ibeco

Mit der E-Mail-Archivierungslösung von ibeco genießen Sie zahlreiche Vorteile:

• Einhaltung aller Gesetze: Unsere Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken durch korrekte Archivierung Ihrer E-Mails.

• Schutz vor Datenverlust: Wichtige E-Mails sind sicher archiviert und bleiben auch bei Systemfehlern oder menschlichem Versagen erhalten.

• Schnelle Volltextsuche: Finden Sie E-Mails und Dateianhänge schnell und effizient durch leistungsstarke Suchfunktionen.

• Reduzierter Speicherplatzbedarf: Unsere Lösung kann den Speicherplatzbedarf um bis zu 70 % reduzieren, indem sie alte E-Mails komprimiert und archiviert.

• Entlastung für den E-Mail-Server: Durch die Verlagerung der E-Mail-Daten in das Archiv wird die Belastung des E-Mail-Servers deutlich reduziert.

• Einfache Wiederherstellung: Wiederherstellen von E-Mails ist einfach und schnell, sodass Sie jederzeit auf benötigte Informationen zugreifen können.

Mit ibeco’s E-Mail-Archivierungslösung sind Sie bestens aufgestellt, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Effizienz Ihrer E-Mail-Verwaltung zu steigern. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Archivierungslösungen zu erfahren und sich vor den Herausforderungen einer unzureichenden E-Mail-Archivierung zu schützen.